Automatización robótica de procesos: la herramienta clave de las empresas que buscan evolucionar y operar de una forma más ágil

Caracas, agosto de 2023.- La implementación de esta tecnología de software permite a las empresas optimizar sus procesos internos al impulsar la eficiencia operativa, facilitar la reducción de costos y errores, a la vez que libera a sus colaboradores de tareas monótonas.

Elaborado por Jorge Brito, socio de Robotic Process Automation para la región Andina de Deloitte Spanish Latin America.

En el marco de la transformación digital de las organizaciones, la automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation o RPA, por sus siglas en inglés) se ha posicionado como un servicio imprescindible de las empresas que quieren evolucionar, pues les permite ser más competitivas, más eficientes en los procesos y ahorrar recursos.

Para comprender los beneficios de esta tecnología resulta útil considerar una situación común en las tareas administrativas, ¿qué sucede cuando una persona realiza trabajos de forma manual y repetitiva por largos periodos de tiempo? Pues, eventualmente, factores como la fatiga, la desconcentración o el estrés conllevarán a cometer errores. Esto obliga a procesar nuevamente la información, a destinar tiempo adicional para identificar equivocaciones y se generan costos adicionales que se transforman en pérdidas.

La implementación de RPA mitiga estas fallas ya que es una tecnología desarrollada para seguir reglas predefinidas y secuencias de actividades estructuradas, lo que permite suplir el trabajo repetitivo y ofrecer acciones precisas durante su operación, sin que se requiera la interacción de una persona en el proceso.

Beneficios de la implementación de RPA

Supongamos que entre las actividades de un analista este debe ingresar a un portal externo, descarga la información, la procesa y luego la carga en el sistema interno; entonces, los usuarios de la aplicación crean robots de software o bots que aprenden, imitan y ejecutan las tareas que una persona puede realizar en un computador, pero en menos tiempo y mínimas equivocaciones.

Esto libera a los empleados de llevar a cabo tareas monótonas y les otorga más tiempo para efectuar actividades de mayor valor agregado. A su vez, al minimizar el factor humano, las organizaciones pueden reducir los costos asociados con la mano de obra. De hecho, la automatización de procesos a menudo es más rentable que otras soluciones ya que no requiere cambios significativos en los sistemas existentes.

Por su parte, la escalabilidad es otro punto a favor de la automatización, pues los robots de RPA pueden adaptarse fácilmente a volúmenes de trabajo variables y picos de demanda sin la necesidad de contratar y entrenar a más personal.

En cuanto al cumplimento normativo, al automatizar los procesos con RPA las empresas garantizan un mayor nivel de acatamiento de las regulaciones y políticas internas, ya que los robots siguen reglas y pautas predefinidas, lo que minimiza el riesgo de incumplimiento humano y proporciona un historial de auditoría más completo.

Otro de los aspectos importantes del RPA es que mejora la satisfacción del cliente. La automatización robótica de procesos puede agilizar los tiempos de respuesta y reducir los errores en las interacciones con los usuarios, lo mejora la satisfacción de estos al brindar un servicio más rápido, consistente y confiable.

Nuevas cualidades del RPA

Tras experimentar las ventajas que ofrece esta herramienta empresarial, las organizaciones han comenzado a realizar convergencias del RPA con otras tecnologías, combinaciones que llevan a los procesos automatizados a una verdadera evolución en el contexto de trabajo optimizado. Entre ellas se destacan las siguientes:

• Procesamiento de datos no estructurados. Con el uso de la inteligencia artificial (IA), los procesos automatizados pueden mejorar el procesamiento de información no estructurada y, de esta manera, el proceso se realiza mediante el uso de lenguaje natural.
• Aprendizaje automático y toma de decisiones. Dado que la RPA se basa en el procesamiento de tareas repetitivas, al aplicar el uso de IA, cada vez que se ejecute una tarea, el robot aprenderá, se adaptará a los sistemas con los que interactúa y ejecutará las tareas de la manera más optima.
• Automatización cognitiva. La combinación de RPA e IA permite una automatización más completa de los procesos empresariales, en los que los bots no solo realizan tareas repetitivas, sino que también comprenden y analizan el contenido. Esto conlleva al análisis de datos complejos, así como a la toma de decisiones basadas en el contexto y la lógica empresarial.
• Optimización continua. La IA ayuda a monitorear y analizar el desempeño de los procesos automatizados, así como a los robots de RPA. Los algoritmos de IA identifican áreas de mejora, detectan cuellos de botella y proponen ajustes o mejoras en los flujos de trabajo automatizados.

En conclusión, la RPA ofrece a las organizaciones un punto de mejora que se refleja en el aumento de la productividad al mejorar la calidad y eficiencia en los procesos, además de crear ambientes de convergencia con otras tecnologías como la inteligencia artificial o el reconocimiento óptico de caracteres.

Es por eso que, desde el último registro en 2021, Latinoamérica ha experimentado un aumento de las empresas que han adoptado la optimización de sus procesos mediante RPA. Los sectores de mayor crecimiento en la región incluyen a la banca, los seguros, las telecomunicaciones y los servicios financieros, los cuales suelen implementar esta tecnología en áreas relacionadas con el procesamiento de documentos tributarios, atención al cliente, procesos de recursos humanos, de adquisiciones y compras, así como análisis de datos y comercial, entre otros.

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